Как правильно оформить командировку: советы предпринимателям

Служебная командировка – это обычная практика для предпринимательской деятельности ТОО или ИП.

Все расходы по поездке (от стоимости проезда до пропитания) оплачиваются за счет компании, а значит, их необходимо доказывать и правильно отражать в документах.

 

Командировки: основные положения

Под служебными командировками закон подразумевает такие поездки сотрудников, которые совершаются по заданию их руководителя. При этом преследовать они могут только две цели:

1) выполнение рабочих обязанностей вне штатной обстановки;

2) повышение квалификации.

Период нахождения в командировке и условия пребывания закрепляются трудовым договором, также издаётся приказ.

Поэтому в служебные командировки могут отправиться только те сотрудники, отношения с которыми были оформлены через трудовой договор.

⇒ См.: Трудовой договор или договор ГПХ: что выбрать предпринимателю?

 

Какие документы должен оформить работодатель для командировки сотрудника?

Руководитель при отправлении работника в деловую поездку должен оформить:

• приказ о командировке,
• служебное задание
• и при желании – командировочное удостоверение.

Приказ содержит в себе следующую информацию:

• ФИО сотрудника;
• занимаемая должность;
• место направления, в том числе продолжительность поездки;
• цель, на основании которой совершается командировка.

Командировочное удостоверение – не обязательный документ, но всё же составляется в большинстве компаний. Оно может быть полезным, когда сотрудник должен побывать не в одной, а сразу в нескольких служебных командировках.

Это позволяет контролировать его действия: в каждом новом месте работник просит ответственное лицо поставить дату, подпись и печать в удостоверении как факт того, что встреча состоялась.

 

Кто может отказаться от командировки?

В соответствии с ТК РК сотрудники могут отказаться от поездки в следующих случаях:

• беременность;
• возраст меньше 18 лет;
• инвалидность.

Но если медицинских противопоказаний нет и представители перечисленных категорий не против, руководитель может отправить их в командировку.

Отказаться от командировки в некоторых ситуациях могут и другие сотрудники. Они должны оформить своё решение письменно и приложить необходимые копии документов.

 

Как рассчитываются командировочные расходы?

Направляя сотрудника в рабочую поездку на определённый срок, работодатель берёт на себя расходы по проезду и проживанию работника.

Расходы на проезд (билеты) и проживание в отеле либо в арендованной на время командировки квартире ТОО или ИП вправе оплатить со своего расчётного счета на основании счёта на оплату.

К ним относятся: посадочные талоны (это доказательство совершенного авиаперелета), счета-фактуры от отелей, фискальные чеки ККМ, договор аренды квартиры т.д. Все подтверждающие бумаги прикрепляются к отчёту сотрудника.

Если по возвращении из командировки у сотрудника осталась сумма денег, он обязан вернуть их компании.

При возникновении непредвиденных ситуаций, компания возмещает сотруднику расходы по поездке.

 

Как рассчитать суточные?

За каждый день, проведённый в отъезде, работник должен получить соответствующую плату – суточные. Сумма оплаты суточных назначается руководителем и документально закрепляется в приказе. После чего суточные переводятся на банковскую карту сотрудника или выдаются наличными.

Как правило, работодатели руководствуются этими показателями. Если они превышены, то сумма облагается всеми зарплатными налогами, т.к. приравнивается к доходу сотрудника.

⇒ См.: ИПН: как правильно сделать налоговый вычет и уменьшить сумму облагаемого дохода?

 

Отчёт работника о командировке

 Сотрудник обязан предоставить ТОО или ИП отчёт о произведённых в течение командировки расходах. Этот отчёт должен состоять из следующих частей:

1) Отчёт о результатах деятельности вне места постоянной работы для руководителя.

3) Отчёт о произведённых расходах со всеми подтверждающими документами для бухгалтерии.

 

Есть ли ограничения по срокам командировки?

Законодательством РК не предусматривается минимальное или максимальное количество календарных дней нахождения в командировке.

Однако есть примечания (см. подп. 2) п. 2 ст. 319 Налогового кодекса РК):

Если срок командировки не превышает 40 дней, то суточные выплаты не относятся к личному доходу сотрудника. Если продолжительность поездки больше этого периода, то с оплаты каждого следующего дня вычитаются налоги и отчисления.

По этой причине, при наличии необходимости в длительных отъездах, оформляется тип работы вахтовым методом.

 

Как посчитать дни командировки?

В исключительных случаях возникают спорные вопросы при подсчёте командировочных дней.

Как правило, за день отъезда принимается день отправки поезда, самолета или любого другого вида транспортных средств.

Если выбрано ночное время отправления, то следующий день будет считаться первым командировочным.

Если транспорт отправляется в путь ровно в 00:00, то служебная командировка фактически началась с предыдущего дня.

 

Подводим итоги

Командировка предусмотрена только для работников, состоящих в трудовых отношениях с ТОО или ИП.

Документально командировка оформляется одинаково: для работодателя – ТОО и для работодателя – ИП. Нет никакой разницы между командированным сотрудником ТОО или ИП.

Сам ИП не является сотрудником, у него нет трудовых отношений с самим собой. Поэтому если сам ИП совершает деловые поездки, то рекомендуется все расходы по ним оформлять как материальные затраты.

 

Вести документацию ИП или ТОО на "упрощёнке", начислять и выплачивать заработную плату и налоги сотрудникам, сдавать отчёты можно  через онлайн-бухгалтера asistent.kz.  Получите бесплатно 7 дней доступа ПО ССЫЛКЕ

 

Вам может быть интересно:

Какие санкции предусмотрены за несвоевременное внесение информации в ЕСУТД?

Какие нарушения выявляет налоговая при камеральном контроле?

Обязательства перед сотрудниками у работодателя в ИП на «упрощёнке»

Шпаргалка по спецналоговым режимам: сроки сдачи отчётов