Всё что вам нужно знать про ЭСФ и электронные документы

Зачем нужен ЭСФ?

ЭСФ – это счет-фактура в электронном виде, закрывающий, налоговый документ. Подтверждает факт оплаты между покупателем и продавцом (заказчиком и исполнителем).

---

Где выписывать ЭСФ?

На сайте ИС ЭСФ, в электронном формате.

На esf.gov.kz нужно зарегистрироваться с помощью ЭЦП.

ЭЦП можно получить онлайн на egov или в ЦОНе.

---

Кто должен выписывать ЭСФ?

1) Все плательщики НДС,

2) те, кто реализуют импорт и товары Виртуального склада,

3) заключающие сделки выше 1000 МРП (3 450 000 тг),

4) экспедиторы,

5) комиссионеры,

6) предоставляющие услуги международной перевозки грузов;

7) таможенные представители, перевозчики, владельцы складов временного хранения, таможенных складов и т.д. (весь список см. в ст. 412 НК РК).

---

Кто НЕ должен выписывать ЭСФ?

Не относящиеся к перечисленным выше категориям.

А также в случаях:

• при выдаче фискального чека при налоговом режиме с использованием спец. мобильного приложения;
• при расчетах в розницу наличными с представлением покупателю чека ККМ и (или) через терминалы оплаты услуг, с применением POS терминала; электронными деньгами или с использованием средств электронного платежа;
• при реализации товаров физ. лицам, которые используют приобретенный товар в целях личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью (конечное потребление);
• физ- или юрлицам, являющимся субъектами микропредпринимательства.

---

Может ли продавец выписать один общий ЭСФ за день?

Может, если в течение дня реализуются товары только физлицам, только для их личного пользования, оплата происходит наличными, электронными деньгами, через терминалы и выдается чек.

---

Сколько есть времени на выписку ЭСФ?

15 дней.

---

Могут ли запросить выписку ЭСФ, даже если первоначально не обязан выписывать?

Да. В течение 180 дней покупатель/заказчик имеет право сделать такой запрос. После запроса нужно выписать ЭСФ в течение 15 дней.

---

При закрытии сделки одного ЭСФ достаточно?

Нет. Нужен (электронный) акт выполненных работ (ЭАВР) или накладная.

---

Что такое АВР?

(Электронный) Акт выполненных работ – ЭАВР.  Относится к закрывающим документам.

Выписывается при оказании услуг, выполнении работ. Подтверждает факт успешного предоставления услуг/работ от исполнителя заказчику. Подписывается обеими сторонами сделки.

Имеет установленную форму.

Онлайн-бухгалтер asistent.kz предлагает установленные шаблоны документов и позволяет выписывать ЭАВР в Личном кабинете. Смотрите ВИДЕОИНСТРУКЦИЮ

---

В каких случаях нужна накладная?

Относится к закрывающим документам. Накладная выписывается при продаже товаров. Подтверждает отгрузку и прием товарно-материальных ценностей.

Имеет установленную форму.

Поэтому если вы оказали услугу/выполнили работы – выписывайте ЭАВР.  Если вы продали товар – оформите накладную. 

Онлайн-бухгалтер asistent.kz позволяет выписывать НАКЛАДНУЮ и выставлять СЧЕТ из Личного кабинета. 

---

Что означают статусы ЭСФ на портале ИС ЭСФ?

На сайте ИС ЭСФ можно увидеть статус выписанных ЭСФ.

Обратите внимание на «аннулированный», если вы выписали исправленный.

Ошибку покажут статусы «ошибочный» (вы допустили ошибку) и «отклоненный» (отклонил заказчик/покупатель).

Статус «черновик» – вы создали, но не отправили ЭСФ.

---

Что раньше выписывать – ЭСФ или ЭАВР/накладную?

Сначала ЭАВР/накладную, а затем – ЭСФ. Соблюдайте эту последовательность.

---

Как правильно указать дату в ЭСФ?

Дата совершения оборота – это дата выписки ЭАВР или накладной.

Поэтому дата ЭСФ должна совпадать с датой в ЭАВР (накладной).

Благодаря этому правилу налоговая контролирует соблюдение сроков выписки документов.

---

Как исправить ошибку в ЭСФ?

Если нужно исправить цену, сумму или дату оборота, без замены получателя или поставщика, – выпишите новый ЭСФ (укажите «исправленный»). Ранее выписанный ЭСФ будет аннулирован.

---

Какую дату поставить в исправленном ЭСФ?

Дата совершения оборота в исправленном ЭСФ определяется по дате совершения оборота, указанной в ЭСФ, который аннулируется.

---

 

Что должен знать плательщик НДС?

ЭСФ предназначена для принятия к зачету НДС.

Информация обо всех ЭСФ фиксируется в декларации по НДС.

Исправления в ЭСФ за прошлый налоговый период требуют сдачи доп. отчетности.

Как исправить сумму оборота и НДС в ЭСФ?

Выписать исправленный ЭСФ (поставить отметку «исправленный»). Первоначальный ЭСФ автоматически аннулируется.

Если отчетность уже была сдана – сдать дополнительную налоговую отчетность за соответствующие налоговые периоды.

Если ЭСФ исправлен, какую дату учитывать плательщику НДС?

НДС по исправленному ЭСФ подлежит отнесению в зачет в том налоговом периоде, в котором была выписан аннулированный ЭСФ: учитывайте дату первоначально выписанного ЭСФ.

Если в исправленном ЭСФ другая дата, нужно учитывать дату исправленного ЭСФ.

Какую дату учитывать, если выписанные документы по датам относятся к разным налоговым периодам?

Например, 27 июня (2 квартал) и 2 июля (3 квартал). В зачет берется тот налоговый период, на который приходится наиболее поздняя дата выписки.

Должен ли ИП-плательщик НДС выписывать ЭСФ физлицам?

Нет, если товар продается в розницу физлицам для личного пользования.

Если физлицо будет использовать товар в предпринимательской деятельности, то ЭСФ выписывать нужно.

 

---

Можно ли выписать ЭСФ на бумаге?

Да, в двух случаях:

1) если вы находитесь на территории, где нет интернета (этот список определен, см. на сайте gov.kgd.kz);

2) если интернет отсутствовал по тех. причинам (обычно на сайте публикуется об этом сообщение).

После устранения помех нужно внести ЭСФ на сайт за 15 дней.

---

В течение какого времени можно исправлять ЭСФ?

В течение срока исковой давности вы обязаны предоставлять налоговую отчетность и вправе вносить изменения и дополнения и отзывать налоговую отчетность. Срок исковой давности – три года.

---

Чем грозит нарушение в выписке ЭСФ?

Невыписка ЭСФ, непредоставление ЭСФ, опоздание по срокам в первый раз приведет к предупреждению.

При повторе в течение года наложат штраф от 20 для мелкого до 200 МРП для крупного бизнеса, с возможной конфискацией.

 

Большинство документов выписываются в электронном виде. С онлайн-бухгалтером asistent.kz вы легко оформите и выпишите документы в Личном кабинете: акты выполненных работ, накладные, счета, ЭСФ и договоры и т.д.  Доступна возможность подписи с помощью ЭЦП.

Смотрите видеообзор модуля "ДОКУМЕНТАЦИЯ".