Работа с документами: регистрация, движение, уничтожение

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях.

Обратите внимание! Документы регистрируются в организации 1 раз: входящие — в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания (утверждения). Документы, не завершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, перерегистрации не подлежат.

Нормативным правовым документом, определяющим сроки хранения документов является Приказ Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения». В таблице приведены сроки хранения некоторых документов, установленных Приказом:

 

Вид документа Срок хранения документа Примечание
Трудовые договоры 75 лет минус возраст работника Хранятся в составе личных дел
Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица 5 лет После увольнения материально-ответственного лица
Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности Не менее 5 лет
Личные карточки работников, в том числе временных работников 75 лет минус возраст работника, ЭПК (экспертно-проверочная комиссия)  
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников 5 лет ЭПК  
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников 5 лет ЭПК  
Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерства Постоянно  
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров 5 лет ЭПК  
Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о нарушениях трудовой дисциплины 3 года  
Документы (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени) об учете продолжительности рабочего времени 3 года  
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет

В тоже время отметим, что сроки хранения бухгалтерских документов прописаны в Налоговом кодексе РК. Где указано, что учетная документация хранится до истечения срока исковой давности, установленного статьей 46 настоящего Кодекса, для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи.

Контроль исполнения документов включает:

  • постановку документа на контроль;
  • регулирование хода исполнения;
  • снятие исполненного документа с контроля;
  • направление исполненного документа в дело;
  • учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в т. ч. документы прошлых лет, которые в силу различных причин не были исполнены и их исполнение перенесено на текущий год.

В акт об уничтожении документов включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения. Акт составляется в 2 экземплярах, которые передаются в государственный и ведомственный архивы. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения руководителем организации описей дел и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.

Актуальность информации: август 2016 г.

Зарегистрируйтесь прямо сейчас и получите бесплатный доступ на 7 дней.

У нас Вы можете:

  • Автоматически рассчитывать и оплачивать налоги.
  • Отправлять отчеты в налоговую.
  • Получать напоминания о сроках оплаты налогов и сдачи отчетов.
  • Проверять долги по налогам.
  • Выписывать электронные документы (ЭСФ, ЭАВР).
  • Проводить все операции с телефона или компьютера.
Получить доступ

 

АКТУАЛЬНО:

Как правильно учитывать и отражать доходы в Форме 910?

Как приостановить ИП самостоятельно?

На сервисе онлайн-бухгалтерии asistent.kz вы можете самостоятельно вести документооборот из Личного кабинета.

Платите налоги, рассчитывайте зарплату, сдавайте отчеты без проблем. Доступен бесплатный 7-дневный тестовый период. Переходите ПО ССЫЛКЕ

Комментарии

Статья актуальна на
01.03.2022
FAQ:

1. Как вести бухгалтерию самостоятельно?

2. Как выписать ЭСФ?

3. Как выписать ЭАВР?

4. Как рассчитать налоги за ИП?

5. Как рассчитать налоги за сотрудника?

6. Как оплатить налоги за ИП?

7. Как оплатить налоги за сотрудника?

8. Как сдать отчет 910?

9. Как сдать отчет 200?

10. Как выставить счет на оплату?

Самые популярные:

1. Реквизиты для уплаты налогов и отчислений с заработной платы

2. Расчетный счет для ИП: в каком случае он нужен?

3. Инструкция по оплате обязательных медицинских социальных страхований, а также пеней по нему.

4. Какие отчеты нужно сдавать в РК?

5. Командировки и командировочные расходы

Электронный бухгалтер asistent
Отчеты. Налоги. Документы.
Бесплатно 7 дней
Получить доступ