Нужно соблюдать одно главное правило: если в документе предусмотрены подписи (одна или несколько), а у тех, кто должен его подписать, нет ЭЦП (или ЭЦП не используется), то документ должен быть распечатан.

Если это документ без подписи, то можете хранить его в электронном варианте.

Рассмотрим примеры документов.

Выписка из банка

Сейчас через Интернет-банкинг в любое время можно сформировать выписку в электронном виде.

Поскольку на выписке есть электронный штамп банка и она не требует подписи, то выписку банка можно хранить в электронном виде. А распечатывать только если появится запрос со стороны проверяющих органов.

На практике многие бухгалтеры выписку из банка распечатывают просто для удобства работы. А платёжные поручения из Интернет-банкинга – нет.

Отчётности и электронные счета-фактуры (ЭСФ)

ЭСФ, СНТ, налоговые декларации и другую электронную отчётность, представленную через сайты госорганов, распечатывать не обязательно. Потому что эти документы являются электронными, содержат электронную подпись, их сохранность обеспечена государством.

Распечатывать или нет декларации – налогоплательщик решает самостоятельно. Многие хранят документы в «облаке», например на Google-диске.

По состоянию на январь 2023 года бухгалтерская документация или первичные учетные документы, оформленные в ИС ЭСФ с применением электронной цифровой подписи, признаны учетной документацией (Закон от 21.12.2022 г. № 165-VII).

При составлении счетов-фактур, бухгалтерской документации и первичных учетных документов, зарегистрированных в ИС ЭСФ, налогоплательщик не обязан представлять копии такой документации на бумажных носителях в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц налоговых органов.

Согласно ст. 202 НК РК: "Индивидуальные предприниматели, не осуществляющие ведение бухгалтерского учета, вправе производить оформление первичных учетных документов в ИС ЭСФ с применением электронной цифровой подписи."

Кассовые документы

Приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, кассовая книга, авансовые отчеты, платежные ведомости по заработной плате распечатываются, так как требуют подписи нескольких лиц.

Подводим итог: документы, которые не требуют «живой» подписи, можно хранить в электронном варианте.

При хранении документов в электронном виде помните, что всегда есть угроза отключения Интернета, потери базы, поломки операционной системы. Поэтому также предусмотрите, как защитить свою базу документов от этих угроз.

Для хранения документов в электронном виде можно использовать современные цифровые решения. Чтобы выписывать электронные документы через asistent.kz, нужно зарегистрироваться и выбрать один из тарифов по подписке.

В Личном кабинете в разделе «Документы» есть возможность создавать ЭСФ, ЭАВР, накладные, счета на оплату, договоры и т.д.; сохранять исходящие и входящие документы в облаке и при необходимости их скачивать и распечатывать.

Подписка на онлайн-бухгалтера asistent.kz позволяет не пропускать сроки уплаты налогов и сдачи отчетов и держать всю бухгалтерию под своим контролем. Переходите ПО ССЫЛКЕ, чтобы получить бесплатно 7 дней доступа.

Читайте по теме:

Ответственность за нарушения по ведению бухгалтерии в малом бизнесе

Кому и зачем нужна налоговая учётная политика?

Штрафы за отсутствие учетной документации

В чем преимущество заключения договора с контрагентами в письменном виде?