У каждой компании случаются встречи с партнерами вне стен офиса, в ресторанах, кафе и т.д. Здесь всегда возникает вопрос, как оформлять понесенные на встерчу расходы. Особенно актуальны вопросы что учитываеть в качестве представительских расходов:
- Могут ли спиртные напитки на ужине с партнерами являться представительскими расходами?
- Можно ли парнтерам купить сувениры за счет компании?
- Можно ли организовать трансфер (транспорт) партнеров?
- За чей счет можно пригласить переводчика? и т.п.
Представительские расходы, которые связаны с уставной деятельностью компании – это затраты на:
- Прием и обслуживание представителей других компаний (включая иностранные), прибывших для переговоров с целью установления деловых контактов, обсуждения и подписания контрактов, проведения совещаний, семинаров и других мероприятий, непосредственно связанных с коммерческой деятельностью компании.
- Прием и обслуживание приглашенных официальных лиц, участников компании, членов совета директоров, прибывших для участия в очередном собрании.
Как видно из перечня, расходы компания несет по приему гостей на территории РК. То есть расходы компании за границей (переговоры в ресторане и т.д.) автоматически не могут являться представительскими расходами.
К представительским расходам относятся (согласно налоговому законодательству):
- проведение официальных завтраков, обедов и ужинов,
- буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы:
- автотранспортное обслуживание,
- бытовое обслуживание,
- оплата услуг переводчика,
- аренда помещения под проведение мероприятия,
- приобретение сувениров, подарков гостям,
- иные расходы, непосредственно относящиеся к конкретным мероприятиям и подтвержденные документально.
Следует отметить, что не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на организацию досуга, развлечений или отдыха.
Для оформления представительских расходов на прием представителей других организаций, а также проведения совещаний и т.д. необходимо иметь следующие акты работодателя:
- решение собственника компании об утверждении годовой суммы расходов на представительские расходы, выделяемые сверх норм, за счет не распределенной прибыли,
- приказ об организации переговоров, совещаний, встреч;
- программу проведения деловой встречи, совещания и т.д.;
- смету расходов по мероприятию, утвержденную первым руководителем;
- акт об исполнении сметы, документ, фиксирующий фактическое исполнение плановой сметы и являющийся основанием для списания с подотчетного лица денежных сумм;
- первичные документы, подтверждающие расходы (акты, накладные, чеки, в том числе фискальные и приходные ордера), а также прочие подтверждающие факты расхода на представительские нужды документы.
Таким образом, подтверждая свои расходы вышеуказанными документами и правильно все оформив, Вы можете относитесь все представительские расходы на компанию. Правильно оформленные представительские расходы относятся на вычеты из годового дохода компании в размере, не превышающем 1% от суммы расходов работодателя по доходам работников (статья 102 пункт 4 Налогового Кодекса РК). Чтобы понять, как применяется на практике этот пункт Налогового Кодекса, рассмотрим пример:
К примеру, за 2015 год компания понесла представительские расходы на общую сумму 300 000 тенге, начислила доходов работникам (зарплата, премии и т.д.) на сумму 10 000 000 тенге.
На вычеты (при исчислении корпоративного подоходного налога) вся сумма 200 000 тенге идти не может. Можно признать вычетами только 1% от суммы 10 000 000 тенге, что равно 100 000 тенге. Таким образом представительские расходы принимаются в качестве вычетов в сумме 100 000 тенге.
Сверхнормативные представительские расходы покрываются за счет нераспределенной прибыли компании при наличии документального подтверждения или относятся на доход работников (подотчетных лиц), если они не предоставили документы. То есть в нашем случае эта цифра равна 200 000-100 000=100 000 тенге.
Актуальность информации: октябрь 2015 г.
